Tipps zur Registrierkasse vom Experten
Wir wissen: Registrierkassen sind mit das Unbeliebteste, was die Branche derzeit für Unternehmer zu bieten hat… Viele haben noch nicht umgestellt, weil es Lieferengpässe oder technische Probleme gibt, Neueinsteiger sind beim Thema schnell überfordert. Sieben Tipps zum Kassenkauf vom Experten.
1. Auf der sicheren Seite sein: Steuerprüfungen können teuer werden
Nahezu alle Einnahmen eines Gastronomiebetriebes werden über die Kasse verbucht. Daher sind die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme hoch. Eine nicht gesetzeskonforme Kasse kann richtig teuer werden – gerade vor dem Hintergrund von Manipulationen und Schwarzgeld: Fehlerhafte Dokumentation, falsche Buchungen und Ähnliches führen bei der Steuerprüfung schnell zu Schätzbeträgen von vielen tausend Euro. Besonders tricky: beispielsweise die steuerlich getrennt zu erfassenden baren und unbaren Einnahmen sowie der Inhouse-Verkauf und Außer-Haus-Verkauf. Über das Kassensystem müssen zudem die gesetzliche Aufbewahrungsdauer über zehn Jahre sichergestellt und elektronisch erfasste Vorgänge über diesen Zeitraum elektronisch abrufbar sein.
2. Die Kasse, dein Freund und Helfer bei der Buchhaltung
Rechtliche Aspekte sind eine Seite des Kassensystems, eine andere sind Erleichterungen bei der Buchhaltung. Eine elektronische Registrierkasse vermeidet Papierberge. Stattdessen landen alle Buchungen dank elektronischer Übermittlung direkt beim Steuerberater. Auswertungen wie der Z-Bericht sparen viel Zeit. Schnell erkennen, welches Produkt läuft, welches aus dem Sortiment genommen sollte? Mit grafisch aufbereiteten Analysen helfen jetzt Zahlen als Grundlage anstatt reines Bauchgefühl.
3. Leichte Bedienbarkeit als Schlüssel zum Erfolg
Ein Kassensystem ist für viele Gastronomen und Servicemitarbeiter ein Graus. Kein Wunder, denn viele Gastronomiekassen sind so schwer zu bedienen, dass sich die Einarbeitungszeit gefühlt ins Unendliche streckt und Fehler in der Bedienung förmlich vorprogrammiert sind. Daher sollte die Bedienerfreundlichkeit und Nutzererfahrung in die Kaufentscheidung unbedingt einfließen. Vor dem Hintergrund von großer Mitarbeiterfluktuation ist es wichtig, Einarbeitungszeiten gering zu halten und auf einfach zu erlernende Lösungen zu setzen.
4. Prozesse sauber abbilden, mehr Zeit für den Gast haben
Richtig eingesetzt optimiert und beschleunigt eine Kasse viele Prozesse von der Bestellung bis hin zur Kommunikation. Aufgenommene Bestellungen können beispielsweise direkt an verschiedene Druckerstationen an der Theke und in der Küche gesendet werden. Lange Laufwege entfallen und der Gast erhält schneller seine Bestellung. Nebenbei gewinnt das Servicepersonal Zeit, sich dem Gast zu widmen, was Zufriedenheit und den Umsatz durch Zusatzverkäufe steigert. Eindeutige Prozesse vereinfachen zudem die Kommunikation zwischen Kellner und Küche. Das sorgt für ein entspannteres Miteinander unter den Mitarbeitern.
5. Immer das richtige Kassensystem an der Seite
Egal wohin die Reise geht: Vom Foodtruck ins eigene Restaurant, von wechselnden Pop-ups in eine feste Location, niemand will mittendrin im laufenden Betrieb das Kassensystem wechseln müssen, weil es nicht mehr passt. Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an verschiedene Bedürfnisse und Zukunftssicherheit sind deshalb entscheidende Kriterien für ein Kassensystem. Eine mitwachsende Kasse bildet vielfältige Prozesse ab: vom reinen Check-out-Betrieb bis hin zum großen Eventgastronom mit bedienten Tischen und verschiedenen Stationen. An Bedeutung gewinnen integrierte Services wie Warenwirtschaft und zeitgemäße bargeldlose Zahloptionen wie das kontaktlose Bezahlen mit NFC. Ein guter Kassenanbieter entwickelt sein System ständig weiter, damit es immer up to date ist. So sind Gastronomiegründer für die Zukunft gewappnet.
6. Vorsicht vor Kostenfallen
Bei der Wahl beeinflusst die Art des Kassensystems durchaus die Liquidität von Gründern: Eine Kassensoftware als Software-as-a-Service bietet mit monatlichen Lizenzen volle Flexibilität bei geringer Anfangsinvestition. Das Kapital wird nicht langfristig gebunden und kann anderweitig investiert werden. Solche Modelle sind steuerlich sehr attraktiv, da sie dauerhaft abgesetzt werden können. Allerdings kann auch bei einer Gastrokasse schnell aus einem attraktiven Angebot mit der Zeit eine richtige Kostenfalle werden. Selten sind Kassensysteme selbsterklärend, sie müssen dann vom teuren Fachmann zum Start vernünftig programmiert werden. Hier lauern Zusatzkosten, die bei jeder Änderung erneut anfallen können. Sind Updates nicht im Leistungsspektrum enthalten und kann die Kasse nicht oder nur gegen teure Updates auf dem Laufenden gehalten werden, kommen auch hier Extrakosten hinzu, die sich läppern – Stichwort: Zukunftsfähigkeit!
7. Eine persönliche Note mit jedem Kassenbon
Der kleine Bonbon, der früher dem Gast mit dem Kassenbeleg überreicht wurde, ist inzwischen out. Heute wird der Bon selbst zum Bonbon und zur Visitenkarte des Hauses. Angefangen beim stilechten Branding mit dem eigenen Logo, bieten sich kleine Schmunzler als Rabatt an – wie “sympathischster Gast”, “netteste Kinder” oder auch, dass der Kassenbon zum Gutschein für den nächsten Besuch wird. So gibt es beispielsweise zum nächsten Coffee to go ein kleines Stück Gebäck dazu. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. So können Gastronomen für sich das Beste aus dem Kassenbeleg ziehen.
Der Gastro-Gründerpreis
Gastronomiegründer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz können sich bis zum 31. Juli 2017 beim Gastro-Gründerpreis unter www.gastro-gruenderpreis.de bewerben. Auf die fünf Gewinner wartet ein hilfreiches Newcomer-Komplettpaket im Wert von jeweils über 10.000 Euro, darunter neben einer Startfinanzierung von 5.000 Euro auch ein iPad-Kassensystem von orderbird.
